Verknüpfen einer Sammlung von Dokumenten
Um ein neues Dokument mit einer Dokumentensammlung anzulegen:
•Wählen Sie Einfügen[Container] > Dokument > Sammlung und fahren Sie mit Punkt 4 unten fort, um die Dokumentensammlung einzurichten.
Um eine Dokumentensammlung in ein bestehendes Dokument einzufügen:
1.Öffnen Sie das Hauptdokument, in das Sie die Dokumentensammlung einfügen möchten.
2.Legen Sie eine leere Seite an der Stelle im Dokument an, an der die Dokumente eingefügt werden sollen.
3.Wählen Sie den Befehl Dokumenttools/Design[Dokumentlayout] > Dokumentelement einfügen > Dokumentensammlung, um eine Dokumentensammlung auf der Leerseite zu platzieren.
4.Im Dialogfeld Eigenschaften Dokumentensammlung, das nun erscheint, können Sie unter den Alternativen Suchpfad mit Platzhaltern, Pfade aus Datensatz und Datenabfrage wählen. Die Datenabfrage steht nur dann zur Verfügung, wenn die Indizierung für die Projektdatenbank eingeschaltet ist.
Um z. B. die Dokumente mit Namen Dokument in den Ordnern Messung 1, Messung 2 und so weiter zu suchen:
a) Suchpfad mit Platzhaltern
1.Markieren Sie Suchpfad mit Platzhaltern.
2.Geben Sie als Suchpfad \Messung*\Dokument.DOC ein. Sie können auch auf die Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld klicken und das Dokument im Ordner Messung 1 auswählen. FlexPro ersetzt die 1 von Messung 1 automatisch durch den Platzhalter *.
b) Datenabfrage
1.Markieren Sie Datenabfrage.
2.Doppelklicken Sie auf die Leerzeile unter Objekttyp ist Dokument.
3.Im Dialogfeld Suchkriterium bearbeiten wählen Sie als Suchelement Vaterordnername, als Suchkriterium beginnt mit aus und geben im Eingabefeld den Text Messung ein.
4.Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.
5.Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suche ausführen, um die Suche zu testen. FlexPro zeigt Ihnen nun die Anzahl der gefundenen Dokumente an.
6.Unter Seitenauswahl stellen Sie ein, on alle Seiten oder nur ein Bereich von Seiten aus den gefundenen Dokumenten übernommen werden soll.
7.Markieren Sie die Option Kopfbereiche der Dokumente anzeigen, wenn die Kopf- und Fußzeilen der gefundenen Dokumente statt der des Hauptdokuments angezeigt werden sollen.
8.Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.
Hinweise
•Im Hauptdokument wird automatisch die zur Darstellung der gefundenen Dokumente benötigte Anzahl von Seiten eingefügt. Wenn Sie nicht möchten, dass virtuelle Leerseiten in das Dokument eingefügt werden, dann müssen Sie die Dokumentensammlung markieren und im Eigenschaften-Fenster die Eigenschaft Seiten einfügen auf False setzen.
•Wenn Sie auf der Leerseite mit der Dokumentensammlung weitere Formen platzieren, dann erscheinen diese auf allen Seiten der eingebetteten Dokumente, sofern die Eigenschaft Seiten einfügen den Wert True hat.
•Wenn Sie das Hauptdokument aktualisieren, wird die Suche, wenn nötig, wiederholt und die Seitenanzahl ggf. angepasst.